No existe una norma específica que nos sirva de guía para establecer una tabla de vida documental; sin embargo, en esta publicación trataremos de citar los diferentes artículos tanto de Códigos, leyes, decretos y reglamentaciones sobre la base prescriben los impuestos y/o tributos para que tengas una idea de que documentos debes guardar.

 

Código de Comercio

Registros contables (libros legales, auxiliares, etc.)
Articulo 93

Todo comerciante o corredor está obligado a conservar sus registros indispensables de contabilidad por todo el tiempo que dure su gestión y hasta 5 años después de cerrar su negocio.

Código fiscal (impuestos y tributos)

El Código fiscal con todas su actualizaciones y reformas mantiene diferentes tributos y también diferentes prescripciones, veamos:

De acuerdo con el Título I Impuesto sobre la renta, en el Artículo 737: El derecho del Fisco a cobrar el impuesto sobre la renta prescribe a los siete años, contados a partir del último día del año en que el impuesto debió ser pagado.

La obligación de pagar lo retenido según articulo 731 prescribe a los quince años, contador a partir de la fecha en que debió hacerse la retención. Parágrafo. El derecho de los particulares a la devolución de las sumas pagadas de más o indebidamente al Fisco prescribe en tres años, contados a partir del último día del año en que se efectuó el pago 
 

Impuesto de inmuebles

Artículo 791

La obligación de pagar el impuesto prescribe a los diez años contados desde el último día del año en que debió ser pagado.
 

ITBMS

Articulo 1057 V, parágrafo 18:

El derecho de la Dirección General de Ingresos a cobrar este impuesto prescribe a los cinco años contados a partir del primer día del mes siguiente en que el impuesto debió ser pagado.
 

Créditos a favor del tesoro

Según el artículo 1073, numeral 2:

Los créditos a favor del Tesoro Nacional se extinguen: 2. Por prescripción de quince años, salvo en los casos en que este Código o leyes especiales fijen otro plazo.

 

Caja de Seguro Social: Cuotas y prestaciones

Ley 51 de 2005, Artículo 21. Prescripción para el cobro de cuotas.
La acción para el cobro de las cuotas adeudadas a la CSS por parte de cualquiera persona natural o jurídica a deducirla, retenerla y/o pagarla de conformidad con esta Ley, prescribe a los veinte años, Contados a partir de la última planilla declarada, correspondiente a la cuota mensual que se pretende cobrar.

Prescripción del derecho a reclamar prestaciones económicas por enfermedad
Artículo 149.

Prescriben en un año las acciones para reclamar el pago de prestaciones por enfermedad. Este término empezará a contarse a partir que se produjo la enfermedad o el parto.

 

Régimen Municipal

Ley 106 de 1973, en su artículo 96

Dicho artículo expresa las obligaciones resultantes de los impuestos municipales prescriben a los cinco años de haberse causado.

No son tributos, pero las entidades reguladas por la Superintendencia de Bancos, si tienen reglas de qué documentos conservar


Basados, seguramente el Código de Comercio, también la Superintendencia de Bancos en su Acuerdo 10 -2018 indica en su artículo 7:

Todo Banco y toda Empresa Fiduciaria conservará, por cualquier medio autorizado por la Ley, por un período de tiempo no inferior a cinco años, contados a partir del fin de la relación contractual con el cliente, un ejemplar firmado de los formularios requeridos por este acuerdo, copia de los documentos obtenidos a través de la debida diligencia sobre el cliente y sus recursos, los documentos que sustenten la operación o transacción y cualquier otros documento que permita hacer una reconstrucción de la operación.

Veamos todos los artículos resumidos en el cuadro a continuación:

Recuerde que HLB Cheng y Asociados cuenta con un equipo de expertos dispuestos a resolver sus  interrogantes.  Puede escribirnos a nuestro correo info@chengyasociados.com o llamarnos al 210-6888.  Estaremos gustosos de asesorarles.